Ortho-Dynamics BV neemt uw privacy en rechten ernstig. Met dit privacybeleid willen we u dan ook informeren over hoe we met uw persoonlijke gegevens omgaan, conform de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016.
Hieronder kan u terugvinden welke gegevens verwerkt worden, waarom dit gebeurt en hoelang gegevens worden bewaard. U vindt tevens meer uitleg over uw rechten als betrokkene en hoe deze uit te oefenen. Bent u op de een of andere manier niet akkoord of tevreden over hoe Ortho-Dynamics BV met uw gegevens en rechten omgaat, dan leest u hieronder ook hoe en bij wie u hiertegen verhaal kan halen.
Ortho-Dynamics BV is verwerkingsverantwoordelijke. De vennootschap heeft zijn zetel te Deerlijk, en is te bereiken op volgende coördinaten:
Vichtesteenweg 165, 8540 Deerlijk
( +32 (0)56 49 03 48
Ortho-Dynamics is niet verplicht een externe DPO aan te stellen. De GDPR-verplichtingen binnen de onderneming worden opgevolgd door de zaakvoerders. Voor meer informatie kan u dan ook op bovenstaande coördinaten terecht.
De onderneming verwerkt diverse persoonsgegevens van een aantal categorieën van betrokkenen. Hieronder worden de diverse categorieën van betrokkenen beschreven waarvan persoonsgegevens worden verwerkt. Per categorie van betrokkenen wordt besproken welke gegevens worden verwerkt, op welke grondslag de verwerking gebeurt, de duur van de verwerking en wat het doel van de verwerking is.
Ortho-Dynamics BV staat in voor het verhelpen van lichamelijke klachten door middel van steunzolen en aangepaste schoenen. Voor het patiëntenbeheer in het algemeen, de afwikkeling van de facturatie en levering van de medische hulpmiddelen worden beperkte persoonsgegevens verwerkt. Deze verwerking beperkt zich tot de identificatie- en contactgegevens en daarnaast de financiële gegevens voor de facturatie. Deze gegevens zijn enkel toegankelijk voor de zaakvoerders en de externe boekhouder.
De onderneming heeft van elk patiënt een papieren patiëntendossier, en een digitale versie op een speciaal softwareplatform, BOGS. Deze worden geklasseerd en bewaard.
Patiënten worden ook per mail gecontacteerd in verband met hun dossier. Onvermijdelijk zijn dus gegevens terug te vinden in de mailboxen. Deze worden zo goed als mogelijk opgekuist.
Het spreekt voor zich dat de onderneming ook medische gegevens van haar patiënten verwerkt. Voor het correct vervaardigen of aanpassen van medische hulpmiddelen is onvermijdelijk informatie nodig van de patiënt inzake anamnese, opvolging van de klachten, relatie tot andere lichamelijke klachten en dergelijke meer. Gezien de gevoelige aard van deze gegevens worden deze bewaard met enkele specifieke veiligheidsmaatregelen. De papieren patiëntendossiers worden bewaard in een afgesloten archiefkast, die zich voortdurend onder het toezicht van de zaakvoerders bevindt. De digitale gegevens in het patiëntendossier in BOGS zijn afgeschermd met een persoonlijke account en onder gecodeerde opslag.
In het kader van de eventuele terugbetaling door de mutualiteiten worden eveneens de medische gegevens verwerkt. Deze worden dan ontvangen door de mutualiteiten om desgevallend in terugbetaling te kunnen voorzien.
Een lichaam, de klachten, de hulpmiddelen en de actuele stand van de wetenschap staan niet stil en zijn steeds onderhevig aan evolutie. Om een patiënt correct te kunnen opvolgen, zijn klachten afdoende te kunnen behandelen en verhelpen is dan ook opvolging van het dossier nodig. Periodiek worden patiënten gecontacteerd via een herinneringsbrief wanneer een bepaalde periode verlopen is, of wanneer de mensen recht hebben op een terugbetaald nieuw hulpmiddel. De informatie hieruit wordt automatisch gedistilleerd uit BOGS. De onderneming werkt met een vaste template in WORD, die telkenmale wordt overschreven. De gegevens zijn dus niet langer beschikbaar dan tot wanneer de volgende brief wordt opgesteld.
De onderneming werkt met leveranciers voor de aankoop van materialen om hulpmiddelen te maken. Van de leveranciers worden de identificatie- en contactgegevens verwerkt. De gegevens worden op papier en digitaal in BOGS bijgehouden, en zijn enkel toegankelijk voor de zaakvoerders. De papieren versie wordt stelselmatig opgekuist, in BOGS blijven de gegevens bewaard.
Via het contactformulier van de website kan contact worden opgenomen met de onderneming. De verwerkte persoonsgegevens zijn op te splitsen in enerzijds verplicht te delen informatie (identificatiegegevens, telefoonnummer en e-mailadres) en anderzijds optionele gegevens (adresgegevens).
Daarenboven kan het bericht dat men aan de onderneming wil sturen andere gegevens bevatten, die uiteraard niet op voorhand te voorzien zijn.
Ingevulde contactformulieren worden verstuurd naar de mailbox van de zaakvoerders. Daarnaast worden de gegevens bewaard op de website van de IT-leverancier.
Ortho-Dynamics BV is verwerkingsverantwoordelijke. De zaakvoerders vervullen de rol van DPO. De vennootschap heeft zijn zetel te Deerlijk, en is te bereiken op volgende coördinaten:
Vichtesteenweg 165, 8540 Deerlijk
( +32 (0)56 49 03 48
Mits bewijs van identiteit (kopie identiteitskaart) kan de betrokkene via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag aan de verwerkingsverantwoordelijke zijn/haar rechten uitoefenen.
Hieronder worden de verschillende rechten uiteengezet.
Recht op informatie, inzage, verbetering, verwijdering en beperking
Het recht op informatie is gewaarborgd door onderhavig privacy- en cookiebeleid. Deze werd zorgvuldig en zo duidelijk mogelijk opgesteld. Mochten hier toch onduidelijkheden rond bestaan, aarzel dan zeker niet om contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke.
De betrokkene beschikt over een wettelijk recht op inzage en eventuele verbetering van zijn/haar persoonsgegevens. Indien nodig kan de betrokkene ook vragen de gegevens te corrigeren die onjuist, niet volledig of niet pertinent zouden zijn.
Onder bepaalde omstandigheden kan de betrokkene vragen om hun gegevens door de verwerkingsverantwoordelijke te laten verwijderen.
De betrokkene kan eveneens verzoeken de verwerking van zijn/haar gegevens tijdelijk te laten stilzetten, bijvoorbeeld in afwachting van een gegrondheidsonderzoek in het kader van een verzoek tot verwijdering. Dit is het zogenaamde recht op beperking.
Recht op bezwaar
De betrokkene kan zich kosteloos verzetten tegen het gebruik van zijn/haar gegevens voor elektronische nieuwsbrieven of direct marketing.
In geval de betrokkene niet akkoord is met de verwerking of de wijze waarop de verwerking van diens persoonsgegevens gebeurt, of hoe een verzoek tot uitoefening van diens rechten werd behandeld, kan hij/zij steeds klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, op volgende coördinaten:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
( +32 (0)2 274 48 00
Tijdens een bezoek aan www.orthopedie-tinel.be, verder 'de site' genoemd, kunnen 'cookies' op de harde schijf van de computer van de bezoeker geplaatst worden. Een cookie is een tekstbestand dat door de server van een website op de computer of mobiel apparaat van de bezoeker geplaatst wordt wanneer hij/zij een website raadpleegt. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren, een cookie kan slechts een machine identificeren.
'Third Party cookies' zijn cookies die niet afkomstig zijn van de site zelf, maar wel van derden, bijvoorbeeld een aanwezige marketing of advertentieplug-in, bvb cookies van Facebook of Google Analytics.
De site maakt geen gebruik van Google Analytics of andere plug-ins van derde partijen.
'First party cookies' zijn technische cookies die door de bezochte site zelf geplaatst worden en die tot doel hebben de site optimaal te laten functioneren. Voorbeeld: instellingen die de bezoeker bij de vorige bezoeken aan de site heeft gedaan (bv. een taalkeuze), of een vooraf ingevuld formulier met data dat de bezoeker tijdens vorige bezoeken heeft ingevuld.
De site gebruikt één first party cookie, nl. PHPSESSID. Deze cookie is onderdeel van de PHP-omgeving waarin de site gebouwd is en wordt gebruikt voor het opslaan van zogenaamde sessie-variabelen. Sessie-variabelen worden bv. gebruikt om een ingevuld contactformulier opnieuw te vullen met de gegevens die door de gebruiker ingegeven werden om naar het formulier terug te keren als bv. een verplicht veld niet ingevuld is. Dit vermijdt dat de bezoeker alle velden opnieuw moet invullen. Een ander mogelijk gebruik van sessie-variabelen is om de ingevulde velden in het contactformulier over te zetten naar een e-mailbericht om de aanvraag naar Orthopedie Tinel te versturen.
De bezoeker kan zijn/haar internetbrowser zodanig instellen dat cookies niet worden geaccepteerd, dat hij/zij een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat de cookies nadien van de harde schijf worden verwijderd. Dit kan via de instellingen van uw browser. Hou er hierbij wel rekening mee dat bepaalde grafische elementen niet correct kunnen verschijnen, of dat bepaalde applicaties niet bruikbaar zullen zijn.
Door gebruik te maken van onze website, gaat de bezoeker akkoord met de manier waarop Orthopedie Tinel met cookies werkt.
